엑셀2010 데이터입력3탄(자동완성, 자동고침, 자동채우기)

엑셀2010 데이터입력3탄(자동완성, 자동고침, 자동채우기)

엑셀강좌 네번째 내용입니다. 오늘은 엑셀2010 데이터입력 마지막강좌로 자동화 기능에 대해 알아보겠습니다. 엑셀의 자동화기능은 자동완성, 자동고침, 자동채우기가 있습니다. 이 중 자동완성과 자동고침은 엑셀을 사용하면서 자연스럽게 익힐 수 있지만, 자동채우기는 살짝 공부가 필요한 부분이죠. 그럼 데이터입력의 마지막 엑셀 자동화 기능을 시작합니다.

엑셀 자동완성

자동완성 기능은 같은 열에 동일한 데이터가 입력된 경우 새로 입력하는 데이터의 일부분만으로 자동완성을 시키는 기능입니다. 예를 들어, 같은 열에 '사무처'를 입력했다면, 다음 셀에 '사'만 입력해도 자동적으로 '사무처'가 생성이 됩니다. 그러나 '사무1팀','사무2팀'처럼 데이터 앞부분에 공통단어(낱말)이 들어간다면 '사'가 아닌 '사무1'까지 입력해야 생성이 됩니다. 만약, 내가 원하지 않는 데이터가 자동완성이 되었다면 무시하고 계속 입력하면 됩니다.

엑셀 자동고침

자동고침 기능은 오타를 정타로 바꿔주거나, 긴 문자열을 약어로 고쳐줍니다. 예를 들어, KS마크를 입력할 경우 (KS)를 입력하면 자동으로 고쳐지고, 'love','할 수 있는'등의 단어가 오타(띄어쓰기 포함)가 나면 수정이 됩니다.

엑셀 자동고침 기능은 [파일]-[옵션]-[언어 교정]에서 확인할 수 있습니다. 엑셀시트를 작성하다보면 대문자변경, 한/영 자동고침 등이 자동으로 적용되서 내가 원하지 않는 방향으로 수정될때가 있는데요. 이곳에서 해당 기능을 해제할 수 이습니다. 또, 업무상 자주 사용하는 단어가 있다면 [입력]과 [결과]에 원하는 데이터값을 입력하여 활용할 수 있습니다.

엑셀 자동채우기

자동채우기 기능은 자동채우기 핸들을 사용하여 데이터를 가로세로 방향으로 입력하는 기능입니다. 하나의 데이터를 입력한뒤 셀의 오른쪽하단에 마우스를 가져가면 굵은 십자가 모양의 아이콘이 생기고, 가로나 세로방향으로 드래그를 하면 데이터값이 입력됩니다. 자동채우기를 할때 생기는 옵션창으로 서식만 복사하거나 데이터만 복사하기도 가능합니다.

기본적으로 자동채우기는 문자, 숫자 모두 같은 값을 복사합니다. 여기서 숫자값을 1씩 증가시키고 싶다면 Ctrl키를 누르고 핸들드래그를 하면 됩니다. 문자와 숫자의 혼합데이터인 경우 핸들드래그를 하면 숫자값만 증가하게 됩니다.

자동채우기는 2개 이상의 데이터도 가능합니다. 만약 2개의 문자데이터라면 2칸씩 데이터가 복사되고, 숫자는 데이터의 증가값이 적용됩니다. 즉, 3과 6의 데이터라면 '3-6-9-12-15' 처럼 입력되고 5와 10이라면 '5-10-15-20-25' 처럼 입력됩니다. 반면, 숫자데이터를 그대로 복사하고 싶다면 Ctrl키를 누르고 핸들드래그를 하면 됩니다. 

엑셀 요일과 날짜 채우기, 드롭다운 목록에서 선택

요일과 날짜데이터는 어떨까요? 요일을 입력한뒤 자동채우기를 하면 알아서 1주일이 입력되고, 날짜도 마찬가지로 순차적으로 입력이 됩니다. 또, 데이터를 입력할 때 '드롭다운 목록'을 활용할 수 있는데요. 입력되어 있는 데이터가 드롭다운 목록으로 보이며 사용자가 선택할 수 있게 됩니다.