후배님. 비즈니스 메일을 쓸때 5가지만 기억하세요.
후배님. 후배님의 메일을 약 6개월정도 받아보니 꼭 하고 싶은 말이 생겼어요. 우리 메일을 보낼 때 조금만 신경씁시다. 업무를 할 때, 메일이 상당히 중요해요. 아무리 메신저가 활성화되어 있다고 해도 중요한 자료나 공지는 메일로 해야 해요. 그래야 서로간에 업무누락이 안생기고 문제가 생겼을때 책임소재를 분명히 할수 있거든요.
뭐.. 우리가 이메일 사용법을 공부한것도 아니고 법으로 정해진것도 아니라서 보기좋은게 좋은거지만, 그래도 이정도 알아두면 욕먹지는 않을꺼에요.
1. 좋은 이메일 주소를 만드세요.
이미 회사 이메일을 만들어버렸으니 그냥 참고삼아 알아두면 좋겠죠. 통상적으로 이메일 주소는 이름으로 쓰는게 가장 속 편해요. 특히 전화상으로 이메일 주소를 전달할 때 아주 효과적이에요.
이름을 활용한 위트있는 이메일도 괜찮아요. 가장 유명한게 KBS 박대기 기자의 'waiting@kbs.co.kr' 가 있겠죠.
개인적으로는 이름을 영타로 만든게 제일 보기 싫어요. 예를 들어, 이름이 박하늘이라면 qkrgksmf 라고 짓는거죠.
그래서 좋은 이메일 주소는 '이름>위트>>>>>>>>>> 영타'로 정리되요.
2. 이메일 제목은 간단 명료하게 지으세요.
용건을 한눈에 파악할 수 있도록 간단 명료하게, 정말 중요한 메일이라면 [중요], [긴급] 정도의 말머리를 넣어주세요. 특히, 기한이 있는 내용이라면 제목에 날짜를 넣어주세요.
3. 내용은 결론부터 작성하세요.
첨부파일의 내용을 간략하게 작성하면 효과적인데요. 잘 모르겠으면 육하원칙을 생각하세요. 내용 중 아주 중요한 사항은 굵기나 빨간색을 넣으면 효과적이에요.
4. CC(참조)를 활용하세요.
CC는 '굳이 알건 없지만 알면 좋으니 참고하세요'라는 의미로 사용하는데, 저는 타부서에 메일을 보낼때 중요한 내용이라면 부서장을 참조로 써요.
개인적으로 내 일이 아닌데도 해야하거나, 진짜 중요한 일인데도 급하다는 이유로 보고 없이 진행하는 경우가 많다보니
'내가 지금 이런 일을 하고 있다'와 '나를 보호해달라'는 2가지 어필로 사용하죠.
5. 첨부파일은 다시한번 확인하세요.
메일 발송후 첨부파일 안보냈다고 다시보내지 마세요. 그러니 메일 보낼때 꼭 확인하세요. 만약 동일한 형태의 문서. 예를 들어, 엑셀 문서가 3개라면 붙임1, 붙임2, 붙임3을 파일명에 넣고, 본문에 첨부파일 설명을 간략하게 해주면 아주 좋죠.
